Como contratar prestadores de manutenção com mais eficiência
Saiba mais
5 minutos de leitura
Publicado em 26 de setembro de 2025
Muitos gestores de manutenção acreditam que controlar chamados em planilhas, e-mails ou conversas rápidas é suficiente. No entanto, a ausência de documentar chamados de manutenção organizados é um dos maiores riscos da gestão de chamados e pode custar caro em tempo, dinheiro e, inclusive, na credibilidade da empresa.
A documentação de manutenção é a base para a manutenção predial e preditiva. Neste artigo, você vai entender quais 5 riscos sua operação corre sem documentação estruturada e como transformar esse processo em uma fonte de eficiência e controle estratégico.
Sem um histórico de chamados centralizado, falhas recorrentes em um mesmo equipamento ou área passam facilmente despercebidas. Sua equipe pode estar consertando o mesmo problema várias vezes sem identificar a causa-raiz.
Com isso, a empresa terá gastos repetidos, aumento no tempo de inatividade e dificuldade em justificar o orçamento de manutenção.
Documentar permite calcular indicadores como MTTR (Tempo Médio de Reparo) e MTBF (Tempo Médio Entre Falhas), essenciais para reduzir esses custos.
Empresas que operam em setores regulados (como saúde, alimentos ou energia) precisam provar em auditorias que as manutenções foram realizadas dentro dos prazos e padrões exigidos por normas técnicas.
Sem documentar chamados de manutenção, a empresa abre espaço para multas por descumprimento de normas (NRs e ISOs), tem dificuldade em auditorias internas ou externas, e fica frágil a ações trabalhistas ou de seguro, onde o histórico de uso e manutenção é prova.
Ter registros claros e rastreáveis (como os geridos em um sistema de manutenção como o Trílogo) é uma forma de proteção legal e de blindagem da gestão contra penalidades de compliance.
Sem um sistema de gestão de chamados, é impossível ter transparência sobre o andamento dos serviços ou do setor de manutenção. A falta de histórico e rastreabilidade mina a confiança.
Um cliente ou colaborador pode reclamar várias vezes da mesma falha sem ter um retorno rápido ou prova de que o problema foi tratado. Isso gera insatisfação, perda de confiança e desgaste com a alta gestão, que não vê dados sobre a produtividade da equipe.
A documentação de Ordens de Serviço (OS) permite acompanhar exatamente quantas vezes o problema foi reportado, quem atendeu e qual foi a solução aplicada, garantindo a transparência e a qualidade do serviço.
Sem relatórios de chamados precisos e automatizados, gestores ficam reféns da memória da equipe ou de registros dispersos. Isso paralisa o planejamento estratégico.
Não saber quais manutenções são as “vilãs do custo”, qual fornecedor entrega o menor tempo de resposta, ou qual é o custo real de parada de uma área crítica. O resultado é a manutenção reativa e o desperdício de recursos.
Documentar chamados é a fundação para análises estratégicas. Permite a criação de um Plano Diretor de Manutenção (PDM), baseado em fatos, e fornece dados concretos para justificar investimentos em novas tecnologias (CMMS) ou reformas estruturais.
Muitas empresas até registram as manutenções, mas o fazem em cadernos, papéis soltos ou planilhas sem integração. Essa prática, embora pareça um controle, é um grande risco para a gestão predial.
Perda de dados (planilhas corrompidas, papéis extraviados); falta de rastreabilidade (quem preencheu, quando e onde); erros de digitação; e a impossibilidade de gerar relatórios automáticos ou vincular o histórico diretamente ao ativo são algumas das consequências desse “falso” registro. O tempo gasto para consolidar esses dados já perdidos anula a eficiência.
É crucial digitalizar, centralizar e padronizar a informação. A migração para um Sistema de Gestão da Manutenção, como o Trílogo, elimina a dependência de papel, garantindo que o histórico de chamados esteja seguro, rastreável e acessível a todos os envolvidos em tempo real.
Documentar chamados de manutenção não é apenas uma questão de organização, é garantia de eficiência, segurança e credibilidade. Quem enxerga a manutenção como investimento sabe que dados confiáveis são o caminho para reduzir custos e aumentar o valor estratégico da área.
Você viu que confiar em planilhas e papéis é o maior risco para a manutenção predial da sua empresa. O futuro da sua gestão está na centralização e nos dados confiáveis.
O Trílogo é a resposta direta para todos os 5 riscos que apresentamos. Ele não é apenas um software, é o seu Sistema de Gestão de Manutenção Predial completo para otimizar sua operação:
Não aceite mais a gestão no escuro. Transforme a documentação dos chamados a seu favor!
Solicite uma apresentação do Trílogo e descubra como transformar a documentação de chamados em resultados concretos para sua operação.
A equipe de Marketing Trílogo é apaixonada por compartilhar conhecimento e insights valiosos sobre gestão de manutenção predial. Somos dedicadas a fornecer conteúdos relevantes e atualizados para ajudar nossos leitores a aprimorar suas práticas de manutenção.
