Gestão de contratos de manutenção: tudo que você precisa saber

Victória

6 minutos de leitura

Publicado em 11 de outubro de 2024

Se você é responsável pela manutenção predial de uma empresa, uma das suas atividades mais importantes e que se deve ter bastante atenção é a gestão de contratos de manutenção. Desde a contratação de prestadores de serviços até o monitoramento de fornecedores especializados, o gerenciamento de contratos é essencial para garantir a eficiência operacional de uma empresa.

Neste artigo, vamos explorar o que é uma boa gestão de contratos de manutenção e quais os desafios que gestores de manutenção enfrentam dentro dessa realidade.

O que é a gestão de contratos na manutenção predial?

A gestão de contratos na manutenção predial refere-se ao processo de supervisionar e administrar os acordos firmados com fornecedores e prestadores de serviços. Esses contratos envolvem uma variedade de atividades, desde a manutenção de equipamentos essenciais, como sistemas de climatização e elevadores, até serviços de limpeza e segurança.

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Para o gestor de manutenção, o controle dos contratos de manutenção é fundamental para garantir que os serviços sejam executados dentro dos padrões de qualidade acordados e nos prazos estipulados. Ela abrange desde a criação e negociação dos termos até o acompanhamento do desempenho dos fornecedores e a renovação ou rescisão de contratos conforme necessário. Em um cenário cada vez mais competitivo, uma gestão de contratos eficiente pode ser a chave para o sucesso da manutenção predial, otimizando recursos, reduzindo custos e garantindo que os processos fluam sem interrupções.

Principais desafios na gestão de contratos de manutenção

A gestão de contratos de manutenção é uma atividade que, embora crucial, apresenta diversos desafios no dia a dia dos gestores. Entre os principais, estão:

  • Cumprimento de prazos: Manter um cronograma detalhado e monitorar o progresso dos prestadores de serviço são tarefas essenciais para evitar esses problemas.
  • Garantia da qualidade: Assegurar que os fornecedores cumpram com os padrões de qualidade estabelecidos. Isso exige um acompanhamento constante, seja por meio de auditorias ou relatórios periódicos, para garantir que as atividades atendam às expectativas e exigências acordadas no contrato.
  • Controle de custos: Estabelecer um controle financeiro rigoroso e negociar bem os termos do contrato são medidas que ajudam a evitar surpresas financeiras.
  • Gerenciamento de múltiplos contratos: Para gestores de manutenção, lidar com diversos contratos ao mesmo tempo pode ser uma tarefa desafiadora. Cada fornecedor tem suas particularidades, e a falta de centralização das informações pode gerar confusão. 

Enfrentar esses desafios requer um planejamento estratégico e o uso de boas práticas de gestão de contratos de manutenção, sempre buscando otimizar o relacionamento com os fornecedores e garantir a eficiência operacional da manutenção predial.

Por que a gestão de contratos de manutenção é importante?

O acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviço é uma etapa crucial na gestão de contratos de manutenção. Essa prática não apenas assegura que os serviços sejam prestados conforme acordado, mas também fortalece a relação entre o gestor de manutenção e os fornecedores.

A supervisão contínua dos serviços permite que o gestor verifique se os padrões de qualidade e os cronogramas estão sendo seguidos conforme o contrato, evitando retrabalhos e garantindo a eficiência da manutenção predial. O monitoramento regular também facilita a identificação precoce de problemas, como atrasos ou falta de mão de obra, possibilitando uma rápida intervenção para minimizar impactos nas operações.

Uma administração eficiente reduz riscos, evita desperdícios e assegura serviços bem executados.

Qualidade garantida – Monitoramento de prazos e padrões evita retrabalhos.
Redução de custos – Controle evita gastos extras e melhora negociações.
Cumprimento de normas – Minimiza riscos de penalizações e garante conformidade.
Menos riscos operacionais – Previne falhas que impactam a operação e a segurança.
Melhor relação com fornecedores – Histórico detalhado facilita negociações e parcerias.

Ao priorizar o acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviço, os gestores de manutenção não só garantem a eficiência e a qualidade dos serviços prestados, mas também criam um ambiente de trabalho mais seguro e organizado. Uma gestão eficiente faz toda a diferença na manutenção predial!

dois homens apertando as mãos

Tecnologias que facilitam a gestão de contratos na manutenção predial

A evolução da tecnologia tem transformado a gestão de contratos de manutenção em um processo mais ágil, eficiente e menos suscetível a erros. Ferramentas tecnológicas permitem que os gestores de manutenção realizem o acompanhamento dos contratos de forma mais eficaz, facilitando o monitoramento de prazos, custos e qualidade dos serviços prestados. 

Sistemas de Gestão de Manutenção (CMMS) são essenciais para o gerenciamento das operações de manutenção. Eles permitem o registro e acompanhamento de todas as atividades de manutenção, além de possibilitar a gestão de contratos. Com esses sistemas, é possível programar manutenções, acompanhar a execução dos serviços e monitorar os fornecedores de forma centralizada. O Trílogo é um exemplo de sistema de manutenção para o controle dos chamados e de prestadores de serviço.

Leia também: Conheça o Trílogo: a melhor plataforma de manutenção predial

Outra opção são as Plataformas de Gestão de Contratos. Essas plataformas especializadas ajudam na criação, monitoramento e gerenciamento de contratos. Elas permitem a centralização de documentos, o que facilita o acesso e a atualização das informações. Além disso, muitas dessas ferramentas oferecem recursos de alerta para vencimento de contratos e prazos, ajudando a evitar lapsos e a garantir que todos os termos estejam sendo cumpridos. Algumas opções de plataformas de gestão de contratos são Projuris, Docusign e Sispro.

Adotar tecnologias que facilitam a gestão de contratos de manutenção não apenas melhora a eficiência do processo, mas também contribui para uma maior transparência e controle das operações. Com as ferramentas certas, os gestores podem garantir que todos os serviços contratados sejam realizados conforme as expectativas, fortalecendo a relação com os fornecedores e assegurando a continuidade das operações prediais.

Uma gestão de contratos de manutenção eficiente não se resume apenas à assinatura de um documento. É um processo contínuo que exige atenção aos detalhes, monitoramento constante e adoção de boas práticas. Contar com fornecedores qualificados, utilizar tecnologia para otimização e revisar contratos regularmente são fatores essenciais para garantir um serviço de qualidade e evitar imprevistos.

Victória Ribeiro

A equipe de Marketing Trílogo é apaixonada por compartilhar conhecimento e insights valiosos sobre gestão de manutenção predial. Somos dedicadas a fornecer conteúdos relevantes e atualizados para ajudar nossos leitores a aprimorar suas práticas de manutenção.