Como fidelizar hóspedes do seu hotel: confira dicas práticas
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Publicado em 05 de fevereiro de 2025
Gerir uma empresa exige um olhar atento para diversas áreas, desde a administração e operações até a parte comercial. No setor de manutenção, a gestão de contratos desempenha um papel crucial, garantindo a qualidade dos serviços, o cumprimento de prazos e um relacionamento eficiente com clientes, prestadores de serviço e fornecedores.
Uma gestão bem estruturada evita imprevistos, reduz custos e assegura que cada contrato esteja alinhado com as necessidades da empresa e com as melhores práticas do mercado.
Neste artigo, você vai entender como fazer a gestão de contratos de manutenção e descobrir dicas práticas para otimizar esse processo e garantir mais eficiência. Vamos nessa?
A gestão de contratos de manutenção é o processo de administrar, monitorar e otimizar todos os contratos firmados entre a empresa e os prestadores de serviços responsáveis pela manutenção predial. Esse gerenciamento envolve desde a elaboração dos contratos, passando pelo acompanhamento da execução dos serviços, até a avaliação de desempenho dos fornecedores.
Diferente da simples contratação de prestadores de serviço, a gestão de contratos busca garantir que todos os acordos sejam cumpridos com eficiência, respeitando prazos, custos e padrões de qualidade. Isso evita problemas como serviços mal executados, cobranças indevidas e descumprimento de cláusulas essenciais.
Embora estejam conectadas, a gestão de contratos e a gestão de fornecedores têm propósitos distintos:
Uma gestão de contratos eficiente depende de um bom controle sobre os fornecedores, mas vai além disso, garantindo segurança jurídica, previsibilidade financeira e controle total sobre os serviços contratados.
Uma gestão de contratos de manutenção exige organização, acompanhamento e o uso de boas práticas para garantir que os serviços sejam executados corretamente e sem surpresas no orçamento. Para isso, é fundamental estruturar bem os contratos, monitorar a execução dos serviços e utilizar tecnologia para otimizar os processos.
O primeiro passo para uma boa gestão de contratos de manutenção é contar com fornecedores confiáveis. Antes de fechar um contrato, avalie:
✅ Experiência e certificações da empresa prestadora de serviço
✅ Histórico de clientes e recomendações
✅ Capacidade de atendimento às demandas da sua empresa
Além disso, a formalização do contrato deve ser clara e detalhada, especificando os serviços a serem prestados, prazos, valores e responsabilidades de cada parte.
Para evitar problemas futuros, algumas cláusulas não podem faltar nos contratos de manutenção, como:
📌 Escopo do serviço – O que será feito, com qual frequência e quais equipamentos estão incluídos.
📌 Prazos e SLA (Service Level Agreement) – Tempo máximo para resposta e execução dos serviços.
📌 Multas e penalidades – Regras para descumprimento do contrato.
📌 Formas de pagamento e reajustes – Como os valores serão ajustados ao longo do contrato.
Contratos bem estruturados evitam interpretações equivocadas e garantem que as duas partes cumpram suas obrigações.
Uma gestão eficiente não termina na assinatura do contrato. É essencial monitorar se os serviços estão sendo prestados conforme o combinado. Para isso:
✅ Realize inspeções periódicas para verificar a qualidade da manutenção
✅ Registre ocorrências de não conformidade e exija correções quando necessário
✅ Mantenha um canal de comunicação aberto com os fornecedores para alinhar expectativas
Quanto mais controle houver sobre a execução dos serviços, menores serão os riscos de problemas futuros.
O uso de um software de gestão de contratos de manutenção facilita o controle dos contratos ao permitir:
✅ Armazenamento digital dos contratos para fácil acesso e consulta
✅ Automação de prazos e notificações para evitar vencimentos inesperados
✅ Análise de desempenho dos fornecedores com base em indicadores reais
Um sistema especializado, como o Trílogo, pode ajudar gestores a centralizar informações e garantir um acompanhamento mais eficiente dos contratos de manutenção.
Monitorar KPIs (Indicadores de Desempenho) permite medir a eficácia dos contratos e identificar pontos de melhoria. Alguns indicadores essenciais incluem:
📌 Cumprimento de SLA – Avalia se o fornecedor cumpre os prazos estabelecidos.
📌 Taxa de retrabalho – Mede a quantidade de serviços refeitos devido a falhas.
📌 Tempo médio de atendimento – Indica a agilidade do prestador na resolução de chamados.
📌 Custo-benefício do contrato – Compara os valores investidos com a qualidade do serviço prestado.
📌 Satisfação dos usuários internos – Feedback dos colaboradores que utilizam o serviço.
Acompanhar esses indicadores ajuda a tomar decisões mais estratégicas e negociar melhores condições nos contratos.
Mesmo com um contrato bem estruturado, é fundamental revisar e auditar sua execução regularmente:
✅ Auditorias operacionais – Verificam se os serviços estão sendo prestados conforme o contrato.
✅ Revisões contratuais – Ajustam cláusulas conforme mudanças nas necessidades da empresa.
✅ Análise de custos – Avalia se os preços praticados continuam competitivos no mercado.
Revisões frequentes evitam gastos desnecessários, garantem conformidade e melhoram a qualidade dos serviços prestados.
As necessidades da empresa podem mudar ao longo do tempo, e os contratos devem ser ajustados para acompanhar essa evolução. Faça revisões periódicas para:
✅ Avaliar se os fornecedores estão cumprindo os SLAs
✅ Negociar melhores condições e reajustes
✅ Atualizar cláusulas conforme mudanças nas normas e regulamentos
Ajustes estratégicos nos contratos garantem que a manutenção continue eficiente e alinhada com as necessidades do negócio.
A gestão de contratos de manutenção é essencial para garantir a eficiência operacional, o controle de custos e a qualidade nos serviços prestados. Ao seguir boas práticas como a avaliação rigorosa de fornecedores, a definição de indicadores de desempenho e a realização de auditorias periódicas, você estará mais preparado para tomar decisões assertivas e otimizar sua gestão de contratos.
É hora de colocar essas dicas em prática e transformar sua gestão de contratos!
A equipe de Marketing Trílogo é apaixonada por compartilhar conhecimento e insights valiosos sobre gestão de manutenção predial. Somos dedicadas a fornecer conteúdos relevantes e atualizados para ajudar nossos leitores a aprimorar suas práticas de manutenção.