Boas práticas para a gestão de contratos de manutenção

Victória

5 minutos de leitura

Publicado em 05 de fevereiro de 2025

Gerir uma empresa exige um olhar atento para diversas áreas, desde a administração e operações até a parte comercial. No setor de manutenção, a gestão de contratos desempenha um papel crucial, garantindo a qualidade dos serviços, o cumprimento de prazos e um relacionamento eficiente com clientes, prestadores de serviço e fornecedores.

Uma gestão bem estruturada evita imprevistos, reduz custos e assegura que cada contrato esteja alinhado com as necessidades da empresa e com as melhores práticas do mercado.

Neste artigo, você vai entender como fazer a gestão de contratos de manutenção e descobrir dicas práticas para otimizar esse processo e garantir mais eficiência. Vamos nessa?

O que é gestão de contratos de manutenção?

A gestão de contratos de manutenção é o processo de administrar, monitorar e otimizar todos os contratos firmados entre a empresa e os prestadores de serviços responsáveis pela manutenção predial. Esse gerenciamento envolve desde a elaboração dos contratos, passando pelo acompanhamento da execução dos serviços, até a avaliação de desempenho dos fornecedores.

Diferente da simples contratação de prestadores de serviço, a gestão de contratos busca garantir que todos os acordos sejam cumpridos com eficiência, respeitando prazos, custos e padrões de qualidade. Isso evita problemas como serviços mal executados, cobranças indevidas e descumprimento de cláusulas essenciais.

Qual a diferença entre gestão de contratos e gestão de fornecedores?

Embora estejam conectadas, a gestão de contratos e a gestão de fornecedores têm propósitos distintos:

  • Gestão de contratos – Foca na administração dos termos, cláusulas e cumprimento do que foi acordado entre as partes. 
  • Gestão de fornecedores – Envolve a avaliação, escolha e relacionamento com os prestadores de serviço, garantindo que a empresa trabalhe com parceiros qualificados.

Uma gestão de contratos eficiente depende de um bom controle sobre os fornecedores, mas vai além disso, garantindo segurança jurídica, previsibilidade financeira e controle total sobre os serviços contratados.

Boa práticas para uma gestão de contratos de manutenção eficiente

Uma gestão de contratos de manutenção exige organização, acompanhamento e o uso de boas práticas para garantir que os serviços sejam executados corretamente e sem surpresas no orçamento. Para isso, é fundamental estruturar bem os contratos, monitorar a execução dos serviços e utilizar tecnologia para otimizar os processos.

1. Escolha fornecedores qualificados e formalize bem o contrato

O primeiro passo para uma boa gestão de contratos de manutenção é contar com fornecedores confiáveis. Antes de fechar um contrato, avalie:

Experiência e certificações da empresa prestadora de serviço
✅ Histórico de clientes e recomendações
✅ Capacidade de atendimento às demandas da sua empresa

Além disso, a formalização do contrato deve ser clara e detalhada, especificando os serviços a serem prestados, prazos, valores e responsabilidades de cada parte.

2. Defina cláusulas essenciais no contrato

Para evitar problemas futuros, algumas cláusulas não podem faltar nos contratos de manutenção, como:

📌 Escopo do serviço – O que será feito, com qual frequência e quais equipamentos estão incluídos.
📌 Prazos e SLA (Service Level Agreement) – Tempo máximo para resposta e execução dos serviços.
📌 Multas e penalidades – Regras para descumprimento do contrato.
📌 Formas de pagamento e reajustes – Como os valores serão ajustados ao longo do contrato.

Contratos bem estruturados evitam interpretações equivocadas e garantem que as duas partes cumpram suas obrigações.

3. Acompanhe a execução dos serviços de perto

Uma gestão eficiente não termina na assinatura do contrato. É essencial monitorar se os serviços estão sendo prestados conforme o combinado. Para isso:

✅ Realize inspeções periódicas para verificar a qualidade da manutenção
✅ Registre ocorrências de não conformidade e exija correções quando necessário
✅ Mantenha um canal de comunicação aberto com os fornecedores para alinhar expectativas

Quanto mais controle houver sobre a execução dos serviços, menores serão os riscos de problemas futuros.

4. Utilize tecnologia para otimizar a gestão de contratos

O uso de um software de gestão de contratos de manutenção facilita o controle dos contratos ao permitir:

Armazenamento digital dos contratos para fácil acesso e consulta
Automação de prazos e notificações para evitar vencimentos inesperados
Análise de desempenho dos fornecedores com base em indicadores reais

Um sistema especializado, como o Trílogo, pode ajudar gestores a centralizar informações e garantir um acompanhamento mais eficiente dos contratos de manutenção.

5. Defina e acompanhe indicadores de desempenho

Monitorar KPIs (Indicadores de Desempenho) permite medir a eficácia dos contratos e identificar pontos de melhoria. Alguns indicadores essenciais incluem:

📌 Cumprimento de SLA – Avalia se o fornecedor cumpre os prazos estabelecidos.
📌 Taxa de retrabalho – Mede a quantidade de serviços refeitos devido a falhas.
📌 Tempo médio de atendimento – Indica a agilidade do prestador na resolução de chamados.
📌 Custo-benefício do contrato – Compara os valores investidos com a qualidade do serviço prestado.
📌 Satisfação dos usuários internos – Feedback dos colaboradores que utilizam o serviço.

Acompanhar esses indicadores ajuda a tomar decisões mais estratégicas e negociar melhores condições nos contratos.

6. Realize auditorias e revisões periódicas

Mesmo com um contrato bem estruturado, é fundamental revisar e auditar sua execução regularmente:

Auditorias operacionais – Verificam se os serviços estão sendo prestados conforme o contrato.
Revisões contratuais – Ajustam cláusulas conforme mudanças nas necessidades da empresa.
Análise de custos – Avalia se os preços praticados continuam competitivos no mercado.

Revisões frequentes evitam gastos desnecessários, garantem conformidade e melhoram a qualidade dos serviços prestados.

7. Revise e ajuste os contratos periodicamente

As necessidades da empresa podem mudar ao longo do tempo, e os contratos devem ser ajustados para acompanhar essa evolução. Faça revisões periódicas para:

✅ Avaliar se os fornecedores estão cumprindo os SLAs
✅ Negociar melhores condições e reajustes
✅ Atualizar cláusulas conforme mudanças nas normas e regulamentos

Ajustes estratégicos nos contratos garantem que a manutenção continue eficiente e alinhada com as necessidades do negócio.

A gestão de contratos de manutenção é essencial para garantir a eficiência operacional, o controle de custos e a qualidade nos serviços prestados. Ao seguir boas práticas como a avaliação rigorosa de fornecedores, a definição de indicadores de desempenho e a realização de auditorias periódicas, você estará mais preparado para tomar decisões assertivas e otimizar sua gestão de contratos.

É hora de colocar essas dicas em prática e transformar sua gestão de contratos!

Victória Ribeiro

A equipe de Marketing Trílogo é apaixonada por compartilhar conhecimento e insights valiosos sobre gestão de manutenção predial. Somos dedicadas a fornecer conteúdos relevantes e atualizados para ajudar nossos leitores a aprimorar suas práticas de manutenção.