Melhores práticas para utilizar um CMMS

Você sente que sua equipe de manutenção está sempre correndo atrás do prejuízo, lidando com falhas inesperadas e chamados acumulados? Se a gestão de ativos e ordens de serviço parece um desafio constante, um CMMS pode ser o seu melhor aliado!

Um CMMS (Computerized Maintenance Management System), ou Sistema Computadorizado de Gestão da Manutenção, é uma ferramenta essencial para empresas que desejam otimizar a gestão de chamados de manutenção e ativos. Esse software permite registrar, acompanhar e analisar todas as atividades relacionadas à manutenção corretiva, preventiva e preditiva, garantindo maior controle sobre os equipamentos e infraestrutura.

Neste artigo, você aprenderá quais os benefícios de adotar um CMMS e quais as melhores práticas para usá-lo em sua rotina de gestão de manutenção.

Principais benefícios do uso de um CMMS

Com um bom sistema de manutenção, você terá ganhos como:

✔️ Aumento da eficiência operacional: Automatiza processos, reduz falhas humanas e melhora a alocação de recursos.
✔️ Redução de custos: Evita reparos emergenciais e desperdício de materiais ao otimizar a gestão de manutenção.
✔️ Melhoria na gestão de ativos: Centraliza informações sobre equipamentos, garantindo maior controle sobre histórico de manutenção e ciclo de vida dos ativos.
✔️ Maior controle sobre chamados de manutenção: Facilita a comunicação entre equipes e agiliza a resolução de problemas.
✔️ Conformidade regulatória: Auxilia na documentação de auditorias e no cumprimento de normas de manutenção e segurança.

Melhores práticas para utilizar um CMMS

1. Planejamento e preparação para implementação

Antes de adotar um CMMS, é fundamental realizar um planejamento estratégico para garantir que a implementação do software de manutenção seja eficaz. Algumas práticas essenciais incluem:

• Mapear processos atuais: Entender como a manutenção é gerenciada e identificar pontos de melhoria.
• Definir objetivos claros: Estabelecer metas, como a redução de tempo de inatividade dos equipamentos ou a otimização da gestão de chamados de manutenção.
• Engajar todas as partes interessadas: Envolver gestores, técnicos e outros profissionais para garantir uma adoção eficaz do sistema de manutenção predial.
• Selecionar um CMMS adequado: Escolher um software que atenda às necessidades da empresa, considerando funcionalidades como agendamento de ordens de serviço, controle de inventário e geração de relatórios.

Você pode gostar: Como escolher um software de manutenção predial 

2. Ajustes no software

Cada empresa tem necessidades específicas, e saber que o CMMS pode se ajustar a sua necessidade é essencial para garantir que o software atenda às demandas do setor. Algumas práticas recomendadas incluem:

• Configurar fluxos de trabalho: Adaptar o sistema para refletir os processos internos de manutenção da empresa.
• Definir categorias e prioridades: Organizar chamados de manutenção de acordo com a urgência e tipo de serviço.
• Integrar com outros sistemas: Caso a empresa utilize ERPs ou que precisem de APIs, a integração com o CMMS pode otimizar a gestão de manutenção e melhorar a análise de dados.
• Criar dashboards personalizados: Facilitar a visualização de métricas essenciais, como tempo médio de atendimento e custo de manutenção.

3. Treinamento e envolvimento da equipe

A tecnologia sozinha não é suficiente para garantir o sucesso de um CMMS. O engajamento e a capacitação da equipe são fundamentais. Para isso, considere as seguintes práticas:

• Capacitação contínua: Promover treinamentos para garantir que todos os usuários saibam como utilizar o software de manutenção de forma eficiente.
• Nomear um responsável pelo CMMS: Ter um profissional encarregado de acompanhar o uso do sistema e solucionar dúvidas.
• Estimular a adoção do sistema: Demonstrar os benefícios do CMMS para a equipe e incentivar o uso correto da plataforma.
• Coletar feedbacks regularmente: Identificar dificuldades enfrentadas pelos usuários e propor melhorias para otimizar a usabilidade.

4. Monitoramento e melhoria contínua

Após a implementação do CMMS, é fundamental acompanhar seu desempenho e realizar ajustes sempre que necessário. Algumas práticas recomendadas incluem:

• Acompanhar KPIs de manutenção: Monitorar indicadores como tempo médio de reparo, custo total de manutenção e produtividade da sua equipe..
• Analisar relatórios periódicos: Utilizar os dados gerados pelo software para identificar padrões, prever falhas e otimizar a gestão de ativos.
• Aprimorar processos continuamente: Com base nos dados coletados, ajustar fluxos de trabalho e aprimorar a eficiência da equipe de manutenção.
• Atualizar o CMMS conforme necessário: Garantir que o sistema esteja sempre atualizado com as últimas funcionalidades e inovações tecnológicas.

A adoção de um CMMS é um grande passo para otimizar a gestão de manutenção e garantir maior controle sobre chamados de manutenção, ativos e processos operacionais. 

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