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Publicado em 04 de fevereiro de 2025
Um sistema de inventário patrimonial pode ser exatamente o que você precisa para uma gestão de bens patrimoniais eficiente na sua empresa. Afinal, não dá mais pra tentar controlar tudo de forma manual ou com metodologias que não te permitam um pensamento mais estratégico, não é mesmo?
O controle de ativos não é apenas uma questão de organização, mas uma necessidade para empresas (independente do porte) que querem garantir a continuidade operacional otimizando seus recursos.
Neste artigo, vamos te apresentar todos os benefícios da implementação de um sistema de inventário patrimonial, além de apresentar as etapas de como fazer controle de bens com a ajuda desse tipo de plataforma, impactando positivamente em resultados financeiros e operacionais da sua empresa.
Já começamos esse artigo levantando essa bandeira importante. Tudo bem que antes da era digital, os controles manuais de ativos eram a saída, mas não há mais motivos para você continuar seguindo esse método quando é possível digitalizar todo esse processo.
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Um software de inventário patrimonial é uma solução moderna e eficaz que ajuda empresas a terem o controle digital de seus bens, permitindo o acesso a informações de forma rápida e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Controlando bens usando esse tipo de plataforma, você:
Existem algumas etapas essenciais na jornada de quem busca controle de bens por meio de um software de inventário patrimonial digital. Confira abaixo:
1 – Mapeamento: Toda a unidade empresarial deverá ser mapeada, tendo seus ambientes e respectivos bens listados.
2 – Aplicação de etiquetas de patrimônio: Para facilitar o cadastro do inventário no sistema e uma futura auditoria, é importante utilizar etiquetas de patrimônio resistentes e com boa fixação. Elas podem conter códigos de barra, série numérica ou QR Codes.
3 – Cadastro de bens no sistema: A inserção de dados sobre os bens no sistema é uma etapa importante, porque é a hora que você vai inserir o máximo de informações detalhadas sobre o item, desde localização, data de compra até prazo de garantia. Quanto mais informações, melhor!
4 – Atualização de informações de movimentação de bens: O monitoramento deve seguir um processo interno padronizado e deve ser levado a sério. Caso contrário, de nada adiantará contar com um sistema de inventário patrimonial se não houver organização das informações pelos responsáveis. Por isso, sempre que um existir movimentação de bens para outras unidades, empréstimos ou vendas e descartes é preciso que as informações sejam atualizadas na plataforma.
5 – Agendamento de manutenções preventivas: Alguns sistemas de controle de patrimônio, como o Trílogo, permitem a criação de alertas para manutenções preventivas. Esse recurso facilita a gestão de contratos de manutenção e também reduz custos desnecessários com manutenções corretivas.
6 – Realização de auditorias: Auditorias regulares permitem constatar que o inventário físico condiz com o inventário no sistema e também mostram quando há erros de cadastro ou furtos até então não identificados. Nessa etapa, a presença das etiquetas de patrimônio fazem toda a diferença, pois proporcionam mais agilidade.
7 – Análise de relatórios para decisões estratégicas: Trocar o equipamento ou investir mais uma vez em manutenção corretiva? Continuar investindo em bens de uma mesma marca ou em uma nova cujos equipamentos estão apresentando menos custos com manutenção? Essas respostas podem ser obtidas por meio de uma análise aprofundada de relatórios de controle patrimonial que não podem ser negligenciados, pois podem ajudar na tomada de decisões assertivas.
O Trílogo oferece um sistema de inventário 100% digital que vai além da simples catalogação de bens. Além do controle básico de informações como marca, modelo, preço de compra e data de garantia, a plataforma permite a integração com o módulo de manutenção com possibilidade de criação de tickets de manutenção para bens e programação de regras automáticas para gerenciar preventivas.
Isso possibilita que a empresa acompanhe o histórico completo de cada item, incluindo o número de manutenções realizadas, os custos associados a essas manutenções e a análise da viabilidade de continuar com o bem ou substituí-lo.
Um exemplo prático de como um sistema de inventário pode transformar a gestão de bens é o Grupo Geppos, que conta com restaurantes em Fortaleza, e que adotou o Trílogo para otimizar o controle de seus ativos.
Antes da implementação do sistema, a empresa enfrentava dificuldades para ter um controle eficiente e atualizado, porque demandava de bastante gente, o que gerava muitas vezes um retrabalho e custos adicionais.
Após a implementação do Trílogo, a empresa conseguiu otimizar seus custos com manutenção ao ter controle prático de itens inventariados e com garantia ativa.
Você pode conhecer mais sobre o Trílogo solicitando uma apresentação gratuita e conhecendo as funcionalidades que vão ajudar a otimizar sua gestão de ativos e elevar a eficiência da sua empresa.
A equipe de Marketing Trílogo é apaixonada por compartilhar conhecimento e insights valiosos sobre gestão de manutenção predial. Com anos de experiência e expertise na área, nossa equipe se dedica a fornecer conteúdo relevante e atualizado para ajudar nossos leitores a aprimorar suas práticas de manutenção.