Sistema de gerenciamento de manutenção x Planilhas: qual é o mais indicado?
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Publicado em 27 de março de 2024
Ordem de serviço é um documento que registra as necessidades de um chamado e os serviços executados para a sua solução. Nele, são informados dados importantes como nome do contratado e do contratante, especificações do atendimento, materiais e recursos utilizados, valor e assinatura de ambas as partes, assegurando a integridade da relação firmada.
Porém, muitas empresas ainda utilizam planilhas ou papéis para registrar uma ordem de serviço e é justamente aí que surgem inúmeros riscos que muitas vezes se tornam invisíveis aos olhos de quem atua na gestão da manutenção predial. Hoje, vamos compartilhar com alguns com você. Confira:
Imagine ter que controlar diversas ordens de serviços para prestação de contas ou acompanhamento das necessidades do setor de manutenção. Se todas essas informações ficam salvas em planilhas ou papeis o acesso a cada uma delas fica muito mais complexo e menos organizado.
Existem casos em que os dados essenciais de um atendimento de manutenção não são corretamente preenchidos na ordem de serviço, dificultando a padronização das informações que são importantes para a empresa e para o cliente.
Isso impacta diretamente no controle e gestão do negócio, que fica tendo que fiscalizar constantemente o seguimento de processos anteriormente definidos para atendimento.
O recurso das planilhas permite o compartilhamento com diversas pessoas, dando extrema liberdade de acesso a dados e até mesmo realização de alterações.
Quando falamos de ordem de serviço em papel o problema fica ainda maior, pois a perda desse documento pode acarretar em problemas na hora da vistoria de serviços que foram solicitados ou até mesmo quanto ao pagamento de prestadores.
A vantagem de contar com algum sistema de ordem de serviço é que as informações podem sim ser compartilhadas com os agentes envolvidos no atendimento do chamado, mas o nível de acesso de cada um deles pode ser melhor controlado e todo o histórico de atendimento fica registrado de forma digital e salvo em nuvem.
Leia mais: Sistema de manutenção para empresas: por que investir?
Existem normas e leis que muitas empresas precisam cumprir, estando sujeitas a multas em caso de negligência. O PMOC é uma dessas exigências, indicando que empresas realizem com a frequência adequada a manutenção preventiva de seus equipamentos de ar-condicionado.
O plano de manutenção previsto em cada máquina precisa contar com a ordem de serviço de cada manutenção realizada como uma comprovação da execução, sendo a garantia da empresa de que está em conformidade com a lei.
Isso significa que, se os órgãos competentes decidem fiscalizar a sua empresa, você terá que apresentar de forma rápida todas as ordens de serviço. Sem uma plataforma digital, que permite uma organização mais objetiva, além do uso de filtros e tags, essa busca pode se tornar um verdadeiro pesadelo. A verdade é que: Digitalizar não é mais o futuro…é algo que precisa estar no seu PRESENTE!
Como um sistema de manutenção, o Trílogo oferece uma plataforma intuitiva e prática de usar, permitindo que empresas e prestadores de serviços se conectem por meio de um ticket (ordem de serviço), tendo acesso a informações precisas de um chamado.
A empresa sai ganhando porque consegue gerenciar e controlar tudo em um só lugar, de forma 100% digital, com acesso a checklists e etapas de execução de um serviço que precisam ser respeitadas até a execução final pelo prestador.
O prestador de serviço também não perde nada por aqui, pois tem acesso de forma rápida aos dados necessários para uma execução precisa e rápida, podendo tirar dúvidas pelo nosso chat integrado e coletar vistoria pelo próprio Trílogo.
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A equipe de Marketing Trílogo é apaixonada por compartilhar conhecimento e insights valiosos sobre gestão de manutenção predial. Com anos de experiência e expertise na área, nossa equipe se dedica a fornecer conteúdo relevante e atualizado para ajudar nossos leitores a aprimorar suas práticas de manutenção.
