Sistema de gerenciamento de manutenção x Planilhas: qual é o mais indicado?
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Publicado em 28 de março de 2024
É comum observarmos empresas que, além de conduzirem suas operações principais, contam com uma série de serviços de suporte essenciais para manter suas instalações em pleno funcionamento, como portaria e segurança até limpeza e manutenção predial. Estes serviços são conhecidos como facilities. Mas além de contar com esses serviços, fazer a gestão de facilities é crucial para garantir que as instalações da sua empresa estejam operando de forma otimizada e segura.
A gestão de facilities desempenha um papel crucial no funcionamento eficiente e na produtividade de uma organização. Por trás de cada escritório bem organizado e ambiente de trabalho seguro, há uma equipe dedicada de profissionais de facilities que trabalham incansavelmente para garantir que tudo funcione perfeitamente.
Neste artigo, vamos explorar o que é gestão de facilities, qual a sua importância e como a sua empresa pode melhorar suas operações por meio dela.
Gestão de facilities ou Facility Management, refere-se ao gerenciamento e supervisão de todos os processos e atividades relacionados ao bem-estar de funcionários e clientes, e a qualidade da infraestrutura de uma empresa.
O objetivo principal da gestão de facilities é garantir que as instalações de uma organização sejam mantidas, operadas e utilizadas de forma eficiente e segura para o bom funcionamento do local.
Segundo a Abrafac, “A área de Facilities Management tem ganhado crescente relevância no cerne operacional das empresas, assumindo um papel fundamental na tomada de decisões relacionadas à redução de custos e na criação de ambientes de trabalho mais confortáveis [..]”.
Implementar serviços de gestão de facilities pode ser fundamental para otimizar suas operações e impulsionar seu sucesso na sua empresa.
A gestão de Facilities ajuda a garantir que os recursos físicos da empresa, como a infraestrutura ou os bens, sejam utilizados de maneira eficiente. Além disso, a equipe ou o gestor de facilities é responsável por garantir que as instalações estejam em conformidade com as regulamentações de segurança e normas de saúde ocupacional, proporcionando um ambiente de trabalho seguro para os funcionários e clientes.
Além disso, o profissional em gestão de facilities pode identificar e mitigar potenciais riscos relacionados às instalações da empresa, como problemas corretivos, ajudando a proteger os ativos da empresa e evitar interrupções nas operações.
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1. Redução de Custos
Ao melhorar a eficiência operacional, os serviços de facilities podem ajudar a reduzir os custos operacionais, seja através da terceirização dos serviços ou da manutenção preventiva.
2. Foco no Core Business
Ao ter profissionais especializados cuidando das instalações, sua empresa pode se concentrar mais nas atividades principais do negócio, melhorando a produtividade e a competitividade
3. Melhoria da Qualidade e Produtividade
Instalações bem mantidas e ambientes de trabalho limpos e seguros podem aumentar a satisfação e o bem-estar dos funcionários, o que, por sua vez, pode levar a um aumento na produtividade e na qualidade do trabalho.
4. Melhoria da Experiência do Cliente
Instalações bem cuidadas e bem gerenciadas podem melhorar também a experiência dos clientes, transmitindo uma imagem positiva da empresa e contribuindo para a fidelização do cliente.
Para realizar uma gestão de facilities eficiente na empresa, o primeiro passo é identificar cuidadosamente as áreas que serão contempladas por esses serviços. Conduzir um levantamento minucioso dessas áreas permitirá uma compreensão completa das necessidades da empresa e dos possíveis benefícios que a contratação desses serviços pode proporcionar. Por exemplo, investir em segurança patrimonial não apenas protegerá os colaboradores e clientes, mas também resguardará os ativos da empresa contra roubo ou furto, garantindo a continuidade das operações de forma segura.
Após a análise inicial, é fundamental categorizar os serviços identificados em duas grandes áreas: serviços soft service e serviços hard service. Os serviços soft service geralmente envolvem atividades mais relacionadas ao bem-estar e à comodidade, como limpeza, serviços de recepção e manutenção de áreas verdes. Por outro lado, os serviços hard service englobam atividades mais técnicas e voltadas para a infraestrutura física, como manutenção preventiva, manutenção em sistemas elétricos, pintura e etc..
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A decisão entre terceirizar o serviço de gestão de facilities ou contratar pessoal qualificado depende das necessidades específicas e recursos da sua empresa.
Empresas de terceirização de gestão de facilities têm expertise e experiência específica na prestação desses serviços, o que pode resultar em um nível mais elevado de qualidade e eficiência, além de ser mais econômico a longo prazo, pois evita despesas com recrutamento, treinamento e benefícios associados à contratação de pessoal interno.
Por outro lado, contratar e ter pessoal qualificado internamente oferece maior controle sobre a seleção, treinamento e desempenho da equipe, permitindo uma resposta mais imediata às necessidades da empresa. Outro bônus, é que funcionários internos estão mais familiarizados com a cultura e os processos da empresa, o que pode facilitar a colaboração e a comunicação entre diferentes departamentos.
Terceirizar pode oferecer especialização e flexibilidade, enquanto contratar pessoal interno pode proporcionar controle direto e integração com a cultura organizacional. O importante, é que ao ter uma equipe dedicada para gerenciar as atividades de facilities, a empresa pode se concentrar mais em suas atividades principais e estratégicas, deixando as preocupações operacionais e de manutenção para os especialistas em facilities.
Para garantir uma gestão de facilities eficaz, é essencial adotar uma abordagem estratégica e abrangente que envolva não apenas as necessidades imediatas da empresa, mas também outros serviços que sua empresa possa precisar a longo prazo.
Desenvolva um plano estratégico para a gestão de facilities, alinhado aos objetivos gerais da organização. Isso inclui estabelecer metas claras, identificar prioridades e definir indicadores chave de desempenho para avaliar o sucesso da sua operação.
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Implemente um sistema de manutenção para facilitar o acompanhamento e a coordenação das atividades. Isso pode incluir software de manutenção de instalações, sistemas de gestão de ativos, monitoramento remoto de equipamentos e soluções de automação.
Invista no desenvolvimento da equipe de facilities, fornecendo treinamento adequado em áreas como segurança, tecnologia, sustentabilidade e habilidades de gestão. Uma equipe bem treinada é essencial para o sucesso da gestão de facilities.
Estabeleça canais de comunicação eficazes entre a equipe de facilities, outros departamentos e a alta administração. Promova uma cultura de transparência e colaboração para garantir que todos estejam alinhados com os objetivos e estratégias da gestão de facilities.
Realize avaliações periódicas do desempenho das operações de facilities e busque constantemente oportunidades de melhoria. Isso pode envolver a análise de dados, feedback dos usuários e benchmarking com melhores práticas do setor.
Implementar um sistema de gerenciamento de manutenção requer uma abordagem estratégica e bem planejada, e seguindo estas etapas você poderá implementar a gestão de facilities na sua empresa:
1. Faça uma pesquisa de softwares para gestão de manutenção e facilities
2. Verifique as funcionalidades que serão úteis para você
3. Orce os valores dos softwares
4. Desenvolva um plano de implementação
5. Treine as pessoas envolvidas sobre a usabilidade do software
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Ao adotar uma abordagem orientada para os seus objetivos, você estará preparado para implementar com sucesso a gestão de facilities e acompanhar os benefícios associados a ela.
O Trílogo é um software de gerenciamento de manutenção predial, ou seja, de baixa complexidade, o que refere-se a intervenções simples e rotineiras realizadas para garantir o funcionamento adequado das suas instalações. Com o Trílogo, você poderá ter total controle e organização das atividades de facilities na sua empresa, sejam elas terceirizadas ou não, de forma 100% digital.
Como o Trílogo pode ajudar nas suas atividades de Facilities?
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