Sistema de manutenção para shopping: por que investir?
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Publicado em 25 de abril de 2024
Quando o assunto é gerenciamento de manutenção, você prefere utilizar a tecnologia a seu favor ou ainda opta pelo método tradicional? Neste artigo, vamos explorar as vantagens e desvantagens de contar com um sistema de gerenciamento de manutenção ou com planilhas e te ajudar a entender qual é o mais indicado para a sua realidade de gestão de manutenção.
O gerenciamento de manutenção refere-se a todas as atividades relacionadas ao controle, organização e centralização de informações sobre as manutenções corretivas ou preventivas em uma empresa. Para facilitar o controle de todos os chamados de manutenção, algumas empresas investem em um sistema de manutenção e outras preferem utilizar a tradicional planilha. As duas ferramentas têm suas vantagens e desvantagens, porém, cabe a empresa entender sua necessidade e escolher qual ferramenta utilizar.
A escolha entre um sistema de gerenciamento de manutenção ou planilhas depende das necessidades e recursos da sua empresa, incluindo o tamanho da operação, orçamento disponível, requisitos de análise e relatórios, e a preferência e familiaridade da equipe com as ferramentas disponíveis.
Se uma empresa possui um grande número de bens ou equipamentos, equipes de manutenção distribuídas em diferentes locais, e precisa de acesso em tempo real às informações de manutenção, um sistema de gerenciamento de manutenção será mais indicado. Isto porque esses sistemas oferecem funcionalidades avançadas, como automatização de processos, integração de dados, análises detalhadas e acesso remoto via dispositivos móveis ou computadores.
Por outro lado, se uma empresa é de pequeno porte, tem recursos financeiros limitados e possui uma operação de manutenção relativamente simples, o uso de planilhas pode ser uma opção viável. As planilhas oferecem flexibilidade e familiaridade para os usuários, além de exigirem um investimento inicial menor em comparação com alguns sistemas de gerenciamento de manutenção.
No entanto, é importante ressaltar que as planilhas têm suas limitações, especialmente em termos de escalabilidade, gestão de grandes volumes de dados e colaboração em tempo real. Conforme a empresa cresce e suas operações de manutenção se tornam mais complexas, pode ser necessário migrar para um sistema de gerenciamento de manutenção para atender às novas demandas.
Escolher onde gerenciar seus chamados de manutenção não é uma tarefa fácil. Ainda mais quando você está acostumado com uma rotina ou com uma ferramenta específica. Mas é crucial que você analise de forma efetiva e escolha a melhor forma de otimizar os seus processos de gestão.
Complexidade das operações de manutenção
Se sua equipe de manutenção conta com uma pessoa ou cinquenta, isso pode fazer a diferença na sua escolha. Planilhas em excel, por exemplo, só permitem a edição de um usuário por vez, o que dificulta o compartilhamento de informações com times maiores, enquanto um sistema de manutenção oferece recursos para facilitar o compartilhamento de informações entre vários usuários de forma simultânea.
Segurança dos dados
A segurança dos dados é uma preocupação fundamental. Enquanto sistemas de gerenciamento de manutenção oferecem medidas de segurança robustas, como controle de acesso e criptografia de dados, planilhas podem estar sujeitas a violações de segurança (se não forem devidamente protegidas) e perda das informações com facilidade.
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Capacidade de adaptação às mudanças da empresa
Outro ponto a ser considerado é a capacidade de adaptação às mudanças. À medida que a empresa cresce e as operações se expandem, suas necessidades de gerenciamento de manutenção podem evoluir. Um sistema de gerenciamento de manutenção é mais escalável e pode ser facilmente atualizado para atender a novos requisitos, enquanto planilhas podem se tornar rapidamente obsoletas ou inadequadas para lidar com o aumento da complexidade.
Disponibilidade de recursos financeiros
Enquanto alguns sistemas de gerenciamento demandam um investimento inicial mais alto e custos contínuos, as planilhas podem ser mais acessíveis financeiramente.
Necessidade de análise avançada e geração de relatórios
Se você busca uma gestão de manutenção completa e eficiente, a análise de dados e relatórios são essenciais. Enquanto em planilhas essa análise é personalizada, porém, bastante manual, em sistemas de gerenciamento de manutenção a análise de dados e a geração de relatórios operacionais ocorrem de maneira fluida. Isso se dá pelo sistema, que gera dados automaticamente com base nas informações inseridas, garantindo uma análise mais ágil e precisa.
Apesar das planilhas serem mais acessíveis e de baixo custo, o ideal é que seja adotado um sistema de gerenciamento de manutenção. Isso porque eles foram criados com base nas necessidades de quem trabalha com manutenção para facilitar a vida de gestores e prestadores de serviços.
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